Webshop integráció kezdőlap

Általános információk:

A használathoz szükséges egy már beaktivált fiók az iLogistic Raktárkezelő oldalán, felhasználóját regisztráció után és az Első lépések menüpont kitöltését követően egy admin felhasználó fogja beaktiválni.

Amennyiben egy munkatársa vagy felettese rendelkezik regisztrált céggel az iLogistic felületén, a regisztrációt követően, munkatársa meg tudja hívni a cégébe a Felhasználók menüpont alatt.

Kérünk arra figyelj, hogy ne ugyanaz a rendelés státusz legyen megadva a második (tehát az Összekészítés alatt) státusznak, mint ami a bejövő státusz (tehát a Jóváhagyva/Jóváhagyásra vár) nálunk, illetve a végstátusznak (tehát a Kiszállítva) megfeleltetett rendelési állapot másik státusznál (például Futárnak átadva) ne legyen megadva. Ez azért fontos, mert így nagyban csökken az átmenő adatforgalom, hiszen csak egyszer kell ezt a státuszt figyelnie mindkét rendszernek, ez gyorsítani fogja a webshop-odba történő státusz szinkron idejét is.

A webshop összekapcsolása során ön az iLogistic raktárkezelő rendszerre bízza a következőket:

• A ott található/később felvitt termékek készletének menedzselése (csökkentés, növelés). (Ez egy kikapcsolható funkció!)
• A ott található/érkező még el nem készült rendelések importálása, a vevő adataival, kiszállítás módjával, a rendelt termék adataival és a fizetés módjával.
• A webshop-ban található rendelés státuszok, fizetési módok, szállítási módok.
• A folyamatban rendelések állapotának frissíttése.

Több webshop csatlakoztatása egy iLogistic fiókhoz

• Az iLog felületén beállítható webshop alias a legfontosabb beállítható adat, ez befolyásolja, hogy a több webshopból beérkező rendelések beérkezzenek és milyen adatokkal.
• NAGYON FONTOS, hogy ezt a beállítást nem lehet megváltoztatni a későbbiekben, így erre különösen nagy figyelmet kell fordítani
• Ha ugyanaz az alias van beállítva két külön webshopnak, akkor az ugyanannak a shopnak számít, tehát nem fognak bejönni a rendelések duplikált formában, viszont különböző webshopokból jöhet be azonos webshop azonosító.
• A különböző shopok (aliasok) forrását láthatjuk a rendelés részleteiben a Forrás adatoknál.

Fontos tudnivalók

Termékek

• A legfontosabb feltétele, hogy létrejöjjenek a mi rendszerünkben a termékeid, hogy minden terméknek legyen cikkszáma. Ennek elnevezésére külön megszabott szabályunk nincs, a lényeg, hogy a duplikált cikkszámok le vannak tiltva a rendszer által. A jövőbeni működéshez érdemes, ha valami rövid, egyszerű, nagy betűvel és speciális karakter nélkül írott cikkszámot választasz. Erre a későbbi termék feltöltéskor és módosításkor is kifejezetten ügyelj!
• Kérünk feltétlenül ügyelj arra, hogy ha bármilyen speciális beállításra van szükséged a termékekkel kapcsolatban ( lejárati dátum, szériaszám kezelése, kritikus készletszint kezelése), azt még a termékek betárolása előtt állítsd be és ellenőrizd, hogy minden funkció be van kapcsolva, amire szükséged lehet
• Az összekapcsolást követően termékeid cikkszámát, vagy vonalkódját kérjük ne módosítsd a webshopon belül, mert hiába módosítod, a rendszerünk nem fogja engedni a változtatást, hanem új terméket fog felvenni annak érdekében, hogy a már esetlegesen betárolt készleteiden szereplő cikkszámok és vonalkódok továbbra is érvényesek maradjanak. Amennyiben az évek során mégis változik egy terméked cikkszáma, vagy vonalkódja, úgy, ha módosítod a webshopban, akkor fontos, hogy a raktárunkban is módosításra kerüljenek a készleten lévő termékek címkéi, valamint ezt követően segítségünkkel a raktár kezelőben is módosításra kerüljön a készlet az új cikkszámmal rögzített termék javára.
• Amennyiben új terméket tervezel rögzíteni a webshopodban, azt minden további nélkül megteheted, ugyanis rendszerünk automatikusan le fogja frissíteni azt. Egyedül arra kell figyelned, hogy valóban új terméket rögzíts és ne úgy hozz létre új terméket, hogy egy meglévő cikkszám és vonalkód pároshoz tartozó termék nevét és paramétereit módosítod, ugyanis mi a rendelések feldolgozását cikkszám illetve vonalkód alapján végezzük, így fontos, hogy az új termék újat kapjon mindkettőből. Új termék létrehozásánál is különösen figyelj, hogy csak olyan cikkszámot és vonalkódot adj meg hozzá, amely nem szerepel egyetlen egy korábbi terméket sem.
• Rendszerünk automatikusan frissíti a webshopodban található termékek készletszintjeit a rendszert ért impulzusok alapján. Így a bevételezések és a visszáru visszatárolása is automatikusan hozzáadódik termékeid készletszintjeihez, ezzel kommunikációval és adminisztrációval töltendő időt spórolva meg neked és nekünk is. Amennyiben azonban nem szeretnéd, hogy a készletedet automatikusan visszafrissítsük webshop-od felé, akkor erről a "Szabályok menüponton belül a "Készletkezelési szabályok" almenüben tudsz rendelkezni.
• A webshop integrációk egyike sem ad át nekünk vonalkód adatokat, tehát itt nagyon fontos, hogy az integráció véglegesítése előtt meggyőződjünk róla, hogy vonalkód használata esetén be legyenek töltve ezek az adatok.
• Kérjük vedd figyelembe, hogy a felhasználói felületen a „dinamikus” raktárkészletet látod a darabszámoknál, ami azt jelenti, hogy ez már a „fizikai” raktárkészletből levont, az éppen aktuális rendelések által lefoglalt mennyiség.

Rendelések

• A rendeléseid a raktár kezelőnkben a webshopodban kapott megrendelésszám alapján kerülnek azonosításra, ezzel könnyítve számodra a rendeléseid szűrhetőségét és webshopoddal való összeegyeztethetőségét.
• Nagyon fontos, hogy rendszerünkbe csak azok a rendelések fognak megérkezni, amelyek a nálunk jóváhagyva/jóváhagyásra vár státusznak vannak megfeleltetve. Ez nem csak a jövőbeni, de a múltbéli rendelésekre is igaz, így az összekapcsolás pillanatában nagyon figyelj, hogy csak azon rendeléseid legyenek jóváhagyva/jóváhagyásra vár státusznak megfeleltetett státuszra állítva, amelyeket te még nem küldtél ki korábban, ugyanis ellenkező esetben mi újra kiküldhetjük azokat. Nagyon fontos viszont, hogy az összes aktív és általad még ki nem küldött rendelésed szintén a jóváhagyva/jóváhagyásra vár státuszra legyen állítva, hogy egy rendelésed összekészítése se maradjon ki. Ezen szabályra pedig a jövőben is nagyon figyelj oda és lehetőség szerint ne módosítsd a jóváhagyva/jóváhagyásra vár státusznak megfeleltetett státuszt. Amennyiben mégis módosítani szeretnéd a későbbiekben, úgy nagyon figyelj a fentebb leírtakra annak érdekében, hogy egy rendelésed se kerüljön kétszer kiküldésre, valamint egy rendelésed kiküldése se maradjon el.
• Fizetési vagy szállítási módot webshopból leadott teszt vagy manuális rendelés esetén ne kézzel adjunk hozzá, hanem minden esetben a rendszerszinten megadott (és az iLogistic rendszerében megfeleltetett) fizetési és szállítási módok közül válasszunk.
• Teszt rendeléseknél mindig legyen abszolút egyértelmű, hogy teszt rendelésről van szó, elkerülendő a hibás kiküldéseket. Szállítási névnek például gond nélkül meg lehet adni „TESZT TESZT”-et például.
• Rendszerünk lehetőséget ad arra, hogy beállítsd a rendelés jóváhagyási szabályaidat. Három lehetőség közül tudsz választani a "Szabályok" menüpont "Csomagolási szabályok" almenüjén belül. Az első lehetőség, hogy minden hozzánk beérkező rendelésed automatikusan jóváhagyásra kerül és azonnal megkezdődhet a feldolgozásuk. A második lehetőség, hogy az utánvétes és bankkártyás fizetésű rendeléseid kerülnek csak automatikusan jóváhagyásra, azonban az átutalásos rendeléseidet te tudod később jóváhagyni manuálisan a beérkező utalások alapján. A harmadik lehetőséged pedig az lesz, hogy minden rendelést te hagysz jóvá, egy sem kerül automatikusan jóváhagyásra. Fontos, hogy raktárosaink csak a jóváhagyott státuszú és készlet alapján összekészíthető rendelésekkel találkoznak, így a jóváhagyásra váró és/vagy készlethiányos rendelések összekészítése egészen addig nem kezdődik meg, amíg nem lesznek jóváhagyva és/vagy nem kerül bevételezésre az összekészítésükhöz szükséges árukészlet.
• Kérjük vedd figyelembe, hogy a rendelések futárcímkéjén az általad iLogban cégnévként megadott név szerepel, így ezt kérünk úgy add meg, hogy a pénzügyünknek fontos, hivatalos számlázási neved is fel legyen tüntetve, illetve érdemes feltüntetni a webshop nevét is valamilyen formában, hogy az ügyfeleid be tudják azonosítani a csomagot és csökkenjen a visszáruk aránya. Tehát például: Raktárkezelő teszt E.V. (raktarkezelo.hu)
• Kérünk arra figyelj, hogy ne ugyanaz a rendelés státusz legyen megadva a második (tehát az Összekészítés alatt) státusznak, mint ami a bejövő státusz (tehát a Jóváhagyva/Jóváhagyásra vár) nálunk, illetve a végstátusznak (tehát a Kiszállítva) megfeleltetett rendelési állapot másik státusznál (például Futárnak átadva) ne legyen megadva. Ez azért fontos, mert így nagyban csökken az átmenő adatforgalom, hiszen csak egyszer kell ezt a státuszt figyelnie mindkét rendszernek, ez gyorsítani fogja a webshop-odba történő státusz szinkron idejét is.

Bízunk benne, hogy minden szabályt sikerült értelmezni. Amennyiben a szabályokkal kapcsolatban kérdésed merült fel, úgy kérjük keresd ügyfélszolgálati munkatársunkat a [email protected] email címen.